Datenschutzerklärung

NipponCon e.V.

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

NipponCon e.V.
Am Steinautal 26
21514 Büchen
E-Mail: info@nipponcon.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere, um unsere Website bereitzustellen, Anfragen zu beantworten, Veranstaltungen zu organisieren, den Ticketverkauf abzuwickeln und die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird auf einem von NipponCon e.V. selbst administrierten Rootserver betrieben. Die technische Infrastruktur wird von der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland, in einem Rechenzentrum bereitgestellt.

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite beziehungsweise Datei, die übertragene Datenmenge sowie Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem gehören.

Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung, der Sicherheit und Stabilität unserer Website sowie der Erkennung und Untersuchung möglicher Angriffe oder missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unserer Website.

Speicherdauer: Die Server-Logfiles werden für einen Zeitraum von sieben Tagen gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder zur Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Die Angabe von sieben Tagen gilt nur, wenn diese Frist in der tatsächlichen Serverkonfiguration umgesetzt ist. Für weitere System-, Firewall- oder Backup-Protokolle können gesonderte Speicherfristen gelten.

Soweit die netcup GmbH personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, prüfen wir, ob hierfür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich ist und abgeschlossen werden muss.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei netcup finden Sie unter:
https://www.netcup.com/de/kontakt/datenschutzerklaerung

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, über ein Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Hierzu können insbesondere Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Inhalt Ihrer Nachricht und weitere freiwillig mitgeteilte Angaben gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt. In den übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen haben.

Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

5. Veranstaltungen und Ticketshop

Im Rahmen unserer Veranstaltungen verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies für die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen sowie für den Ticketverkauf erforderlich ist.

Je nach Vorgang können hierzu insbesondere Name, Kontaktdaten, Bestellinformationen, gebuchte Tickets, Zahlungsstatus und gegebenenfalls weitere für die Veranstaltungsdurchführung erforderliche Angaben gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage.

Ticketshop: pretix GmbH

Falls ein externer Ticketshop eingesetzt wird, können die für die Bestellung erforderlichen Daten an dessen Betreiber übermittelt werden. Welche Daten verarbeitet werden, richtet sich nach dem konkreten Ticketshop und dessen technischer Einbindung.

Zahlungsdienstleister: Paypal

Soweit externe Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, verarbeiten diese die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten. Es gelten ergänzend die Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter.

Die Aufbewahrung von Bestell- und Rechnungsdaten richtet sich nach den jeweils geltenden gesetzlichen Pflichten. Daten, die ausschließlich für die Organisation einer Veranstaltung benötigt werden, löschen wir, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine anderen Aufbewahrungsgründe bestehen.

6. Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics, einen Webanalysedienst, um die Nutzung unserer Website auszuwerten und unser Onlineangebot zu verbessern.

Vor Veröffentlichung zu prüfen: Bitte ergänzt die tatsächlich eingesetzte Google-Analytics-Version und prüft, welche Google-Dienste und Einstellungen bei euch aktiv sind.

Google Analytics kann Informationen über die Nutzung unserer Website verarbeiten, beispielsweise aufgerufene Seiten, Nutzungsdauer, Interaktionen, technische Geräteinformationen und Online-Kennungen. Je nach Konfiguration können auch IP-Adressen verarbeitet werden.

Sofern Google Analytics auf Grundlage einer Einwilligung eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit dabei Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder aus diesem ausgelesen werden, ist außerdem § 25 Abs. 1 TDDDG maßgeblich.

Google Analytics darf erst aktiviert werden, nachdem eine erforderliche Einwilligung eingeholt wurde. Eine Ablehnung muss ebenso möglich sein wie eine Einwilligung. Die Einwilligung muss sich widerrufen lassen.

Anbieter und gegebenenfalls weitere Empfänger:
[Vertragspartner und konkrete Google-Analytics-Konfiguration prüfen und ergänzen.]

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, insbesondere in die USA, kann je nach Konfiguration und Vertragsgestaltung nicht ausgeschlossen werden. Bitte informiert euch über die tatsächlich geltenden Übermittlungsmechanismen und dokumentiert diese, bevor ihr diesen Dienst einsetzt.

Weitere Informationen:
https://policies.google.com/privacy

7. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden. Einige davon sind technisch erforderlich, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen. Andere können beispielsweise der statistischen Auswertung oder der Einbindung externer Inhalte dienen.

Technisch nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien, die unter § 25 TDDDG fallen, setzen wir erst nach einer wirksamen Einwilligung ein, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Soweit die anschließende Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, erfolgt sie bei einwilligungsbasierten Diensten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Informationen zu den eingesetzten Technologien, ihren Zwecken und ihren Speicherdauern werden über unseren Einwilligungsdialog bereitgestellt, sofern ein solcher eingesetzt wird.

Einwilligungsverwaltung: Cookie Hint and Consent

8. Externe Inhalte und soziale Netzwerke

Unsere Website kann Links zu externen Websites sowie eingebettete Inhalte oder Funktionen von Drittanbietern enthalten, beispielsweise Videos, Karten oder Inhalte sozialer Netzwerke.

Beim bloßen Anklicken eines externen Links wird die externe Website aufgerufen. Für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist grundsätzlich deren Betreiber verantwortlich.

Beim Laden eingebetteter Inhalte können bereits Verbindungen zu Servern der jeweiligen Anbieter hergestellt und personenbezogene Daten, insbesondere IP-Adressen sowie technische Verbindungsdaten, übertragen werden.

Sofern solche Inhalte nicht technisch erforderlich sind und eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist, werden sie erst nach dieser Einwilligung geladen. Einzelheiten richten sich nach der konkreten Einbindung und den Einstellungen auf unserer Website.

Tatsächlich verwendete Dienste: Youtube, Google Maps, X, Facebook, hCaptcha, TikTok, Instagram

Die Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter sind auf deren Websites abrufbar.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann an Dritte, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine Einwilligung vorliegt oder eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage die Übermittlung erlaubt.

Je nach Nutzung unserer Website und unserer Veranstaltungen können Empfänger insbesondere technische Dienstleister, Ticketshop-Anbieter, Zahlungsdienstleister und Anbieter eingebundener Online-Dienste sein.

Wenn Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir – soweit gesetzlich erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab.

10. Datenübermittlung in Drittländer

Wenn wir Dienste einsetzen, deren Anbieter personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder dorthin übermitteln, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Welche Übermittlungsgrundlage einschlägig ist, hängt vom jeweiligen Anbieter und Dienst ab. Sie kann beispielsweise auf einem Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Garantien beruhen.

Bitte prüft insbesondere bei Google Analytics, eingebetteten Inhalten und dem Ticketshop, ob eine Übermittlung in Drittländer stattfindet und welche Schutzmaßnahmen dafür gelten.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks beziehungsweise Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Für Server-Logfiles gilt die in Abschnitt 3 beschriebene Speicherdauer von sieben Tagen, vorbehaltlich einer erforderlichen und begründeten längeren Speicherung im Einzelfall.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO.
• Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO.
• Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DSGVO.
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO.
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit die Voraussetzungen vorliegen.
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO.
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten erreichen.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für NipponCon e.V. mit Sitz in Schleswig-Holstein ist grundsätzlich das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) eine mögliche Anlaufstelle. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften.

Website: https://www.datenschutzzentrum.de/

13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann für bestimmte Funktionen, Anfragen oder Vertragsabschlüsse erforderlich sein. Ohne die jeweils erforderlichen Daten können wir eine Anfrage möglicherweise nicht beantworten, eine Bestellung nicht bearbeiten oder eine Teilnahme nicht wie vorgesehen organisieren.

Welche Angaben erforderlich sind, teilen wir im jeweiligen Zusammenhang mit.

14. Datenschutzbeauftragter

Derzeit ist bei NipponCon e.V. kein Datenschutzbeauftragter benannt.

Ob eine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht, hängt insbesondere von Art und Umfang der Verarbeitung sowie den konkreten Tätigkeiten des Vereins ab. Wir prüfen, ob die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG erfüllt sind.

Sollte eine Benennung erforderlich werden, werden die entsprechenden Kontaktdaten an dieser Stelle ergänzt.

15. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung, unberechtigtem Zugriff und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen.

Hierzu gehören Maßnahmen zur Absicherung und Administration unserer technischen Systeme. Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung, unsere eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.